Scolar Tarifs : un petit logiciel pour tenir les tarifs de l’établissement, sans Excel

Après Scolar CIF, Scolar SATD et quelques autres, voici un nouvel outil de la collection, plus modeste mais tout aussi utile au quotidien : Scolar Tarifs. Un logiciel Windows portable qui remplace la feuille Excel des tarifs, produit un PDF propre à imprimer, et se souvient de tout à votre place.

Le problème du fichier Excel qui traîne

Comme beaucoup de secrétaires généraux d’EPLE, je tenais mes tarifs dans un fichier Excel. Une feuille par grande rubrique (restauration, hébergement, locations de salles, reprographie) et à chaque révision votée au conseil d’administration, une nouvelle version enregistrée, avec la date dans le nom du fichier. Vous voyez le tableau : Tarifs_2025_v3_final_FINAL.xlsx…

Ce fichier avait plusieurs défauts. Il n’était pas beau à imprimer (colonnes mal ajustées, alignements approximatifs, en-tête absent). Il n’était pas relu par mes collègues sans qu’ils cassent une formule au passage. Il ne rappelait pas la date de la dernière modification. Et surtout, il n’existait qu’en un seul exemplaire, sur mon poste, sans historique.

J’ai fini par écrire un petit logiciel pour remplacer tout ça. Je l’ai remanié pour qu’il soit utile à tous et il s’appelle Scolar Tarifs. Le voici.

Une page d’accueil qui montre l’essentiel

Au démarrage, on tombe sur l’établissement actif et la liste de ses tarifs. Les tarifs sont regroupés par catégorie, avec les catégories repliées par défaut, un clic pour déplier celle qui vous intéresse. C’est très proche de la logique d’un menu de restaurant : on ne voit pas les 40 lignes d’un coup, on choisit sa section.

En haut, quatre indicateurs donnent le pouls de l’établissement : nombre total de tarifs, nombre de catégories actives, tarif moyen, date de la dernière modification. Ce dernier point est plus utile qu’il n’y paraît : quand un collègue vous demande « ça date de quand, ce prix ? », la réponse est là, sans avoir à chercher.

Une barre de recherche en haut de page filtre les tarifs par intitulé ou par unité de vente. Tapez « photocopie » : les catégories qui contiennent une correspondance se déplient automatiquement, les autres disparaissent temporairement.

Saisir un tarif, en quatre champs

Un tarif tient en quatre informations : sa catégorie (Restauration, Hébergement, etc.), son intitulé (« Repas commensal », « Nuitée stagiaire »), son unité de vente (« repas », « nuitée », « heure », « copie ») et son montant. C’est tout.

Un détail auquel je tenais : le champ montant accepte à la fois la virgule et le point comme séparateur décimal pour s’adapter à tous les claviers (OK je chipote un peu mais c’était drôle à coder). Vous tapez 4.20 ou 4,20 , dans les deux cas Scolar Tarifs comprend et enregistre 4,20 €. On perd l’habitude de râler contre les logiciels qui refusent la virgule.

Il y a trois façons de créer un tarif : le bouton « Nouveau tarif » en haut à droite (accessible depuis n’importe quel écran), le bouton « + » sur l’en-tête d’une catégorie sur la page d’accueil, ou la rubrique Tarifs qui affiche la liste plate. Chacun choisit son geste.

Des catégories libres, pas de nomenclature imposée

Le logiciel ne vous impose aucune liste de catégories prédéfinies. C’est vous qui les créez, les renommez, les supprimez. J’ai fait ce choix parce que les besoins varient d’un établissement à l’autre : un lycée hôtelier va avoir des catégories que je n’ai pas en collège, un LP va vouloir isoler ses ventes de production, etc.

Chaque catégorie est propre à un établissement. Deux établissements dans la même base peuvent donc avoir des jeux de catégories différents, sans se marcher dessus.

Si vous supprimez une catégorie qui contient des tarifs, une confirmation vous rappelle le nombre de tarifs concernés et une sauvegarde automatique de l’état précédent reste dans le dossier backups, on y revient plus tard.

Multi-établissements pour les services mutualisés

Un mot pour celles et ceux qui interviennent sur plusieurs EPLE style cité scolaire, services mutualisés, remplaçants : Scolar Tarifs sait gérer plusieurs établissements dans la même base. Chaque établissement a son nom, son adresse, son UAI, et son propre jeu de catégories et de tarifs.

Le sélecteur en haut de page affiche l’établissement actif. Un clic ouvre la liste et vous basculez sur un autre. L’ensemble de l’application se recharge instantanément avec les données du nouveau contexte.

Un PDF propre, prêt à imprimer

C’est probablement la fonction la plus utile au quotidien. Un clic sur « Export PDF » (ou « Imprimer », les deux boutons produisent le même document) génère un PDF avec :

• En-tête personnalisé : nom, adresse, code postal, ville et n° UAI de l’établissement actif, plus la mention « Édité le… » et la date.
• Un tableau par catégorie, avec le nom de la catégorie en haut, puis les colonnes Intitulé / Unité de vente / Tarif.
• Tarifs triés par ordre alphabétique de l’intitulé à l’intérieur de chaque catégorie.
• Pied de page paginé (« Scolar Tarifs — page 1 / 3 »).

Le PDF s’ouvre dans le lecteur PDF par défaut du poste. Depuis ce lecteur vous pouvez soit imprimer (Ctrl+P) pour la version affichée en salle des professeurs ou à l’entrée du service intendance, soit enregistrer le fichier vers un dossier de votre choix pour l’archiver.

Les sauvegardes, en arrière-plan

C’est une petite obsession chez moi : un logiciel qui tient vos données doit vous garantir que vous ne perdrez rien. À chaque démarrage, Scolar Tarifs pose automatiquement une copie horodatée de la base dans un sous-dossier backups. Il conserve les 30 dernières et supprime les plus anciennes. Vous n’avez rien à faire, c’est transparent.

En plus de ça, la rubrique Sauvegarde vous propose une sauvegarde manuelle à un moment précis (typiquement avant un vote au CA qui va modifier plusieurs tarifs), une restauration en un clic depuis la liste, et l’ouverture directe du dossier backups dans l’Explorateur Windows si vous voulez tout copier sur une clé USB ou dans OneDrive.

Point important sur la restauration : quand vous restaurez une sauvegarde, l’état actuel de la base est lui aussi sauvegardé au préalable, sous un nom explicite (before-restore). Un retour en arrière reste donc toujours possible.

Ce qui se joue en coulisses

Comme Scolar CIF et les autres logiciels de la collection, Scolar Tarifs est un logiciel portable. Un dossier à copier, un double-clic sur l’exécutable, et il démarre. Aucune installation, aucun droit administrateur, aucun runtime .NET à télécharger — tout est embarqué dans le fichier ScolarTarifs.exe, environ 80 Mo.

La base de données est un simple fichier SQLite tarifs.db à côté de l’exécutable. Pour déplacer l’application d’un poste à un autre, il suffit de copier le dossier complet et tous les tarifs suivent.

Enfin, une vérification silencieuse de mise à jour est effectuée à chaque démarrage : une simple requête HTTPS sur un fichier JSON hébergé sur mon site, sans transmission d’aucune donnée personnelle. Si une nouvelle version est disponible, une notification vous propose d’aller la télécharger. Vous restez maître de la mise à jour.

Où le trouver

Scolar Tarifs est disponible en téléchargement gratuit sur la page dédiée. Vous y trouverez l’archive ZIP à décompresser et le manuel utilisateur au format PDF.

Vos retours, s’il vous plaît

Scolar Tarifs en est à sa version 1.0. Il fait ce que je voulais lui faire faire, mais il y a certainement des cas d’usage auxquels je n’ai pas pensé, un besoin de duplication en masse à la rentrée, une exportation en CSV pour un import ailleurs, une pastille de couleur par catégorie… la liste des évolutions possibles est ouverte.

Si vous testez le logiciel en le téléchargeant, laissez-moi un message en passant par le formulaire de contact du site. Je lis tout, je réponds à tout !