Avant de prélever sur le fonds de roulement : la grille d’analyse du secrétaire général

Un projet arrive. Le budget est tendu. Le réflexe tombe tout seul : « on fera une DBM de prélèvement sur fonds de roulement ».

Ce réflexe n’est pas interdit. Il est simplement rarement analysé.

Cet article te donne une méthode : cinq questions à passer avant de rédiger la DBM, et les calculs qui vont avec.

1. Ce qu’est le fonds de roulement (et ce qu’il n’est pas)

Le fonds de roulement, c’est la différence entre les ressources durables de l’établissement et ses emplois durables. Une photo prise au 31 décembre.

Trois erreurs de lecture qui reviennent en permanence.

Erreur 1 : confondre fonds de roulement et trésorerie. Trésorerie = fonds de roulement − besoin en fonds de roulement. Un EPLE peut afficher un fonds de roulement confortable et une trésorerie serrée, parce que ses créances ne rentrent pas (impayés de restauration, subvention promise non versée) ou parce que ses stocks sont lourds.

Erreur 2 : croire que le FR est une cagnotte. C’est un amortisseur. Il couvre les décalages de versement, les hausses brutales de fluides, la casse imprévue d’un équipement (en compta privée on appellera souvent cela un outil de production… Juste pour votre information)

Erreur 3 : lire le FR global. Le montant du compte financier agrège des réserves qui ne sont pas toutes disponibles. C’est le point suivant, et c’est le plus important.

2. Calculer le fonds de roulement mobilisable

Le chiffre utile n’est jamais le FR brut. C’est le fonds de roulement mobilisable que tu dois connaître !

Cela consiste à appliquer des degrés de prudence supplémentaires avant de considérer que l’argent est disponible :

• On ôte du FDR les stocks (SRH + matières d’œuvre)
• On retire les cautions, les provisions au compte 15 et 491 (Je ferais un article pour expliquer la différence entre provision et dépréciation)
• On retire les cautions versées (C’est de l’argent qui ne t’appartient pas et que tu dois pouvoir rembourser à tout moment)
• On retire les « éléments de fragilité » que sont en particulier les créances litigieuses du 416 (Elles risquent de faire l’objet d’une admission en non valeur)
• On enlève enfin les prélèvements sur fonds de roulement votés par le CA depuis la plus récente validation d’un compte financier.

Il faut suivre ce tableau régulièrement, en effet, le compte 416 a pour vocation à être traité plusieurs fois par an ainsi que les provisions et les dépréciations. De plus, les stocks doivent être mis à jour régulièrement en EPLE (Rarement fait actuellement).

3. Traduire en jours de fonctionnement

Un montant brut ne parle à personne. Un nombre de jours, si.

Jours de FR = (FR mobilisable / charges décaissables annuelles) × 365

Les charges décaissages : tes dépenses de fonctionnement, hors amortissements et hors opérations d’ordre.

Repères de lecture :

• moins de 30 jours : zone d’alerte, aucun prélèvement de confort ;
• 30 à 60 jours : marge étroite, prélèvement uniquement pour du non récurrent et si la trésorerie suit ;
• plus de 60 jours : marge réelle, mais qui doit s’expliquer (projet d’investissement à venir, chantier programmé par la collectivité).

Nuance à garder en tête : un collège de 400 élèves à 70 jours a moins de capacité d’absorption réelle qu’un lycée professionnel à 45 jours. Regarde toujours le montant absolu à côté du ratio. Un seul incident technique lourd peut représenter plusieurs mois de FR dans un petit établissement.

4. Les cinq questions à se poser avant la DBM

Question 1 — La dépense est-elle ponctuelle ou récurrente ?

Le FR ne devrait jamais financer du récurrent. Si la dépense revient chaque année, tu ne finances pas un projet : tu masques un déséquilibre structurel. Le sujet devient alors la ventilation de la dotation de fonctionnement, pas le prélèvement.

Test simple : cette dépense sera-t-elle encore là dans trois ans ?

Question 2 — Une ressource propre couvre-t-elle déjà ce besoin ?

C’est l’étape la plus souvent sautée. Passe en revue :

• Redevances de prestations : cuisine pédagogique, ventes d’atelier, locations de locaux, locations de COP ;
• Fonds de concours et subventions de partenaires non encore employés (Les subventions types DGF complémentaires,);
• Taxe d’apprentissage;
• Dons, legs…

Sous Op@le, la lecture par service, domaine et activité rend ce travail rapide, à condition que le plan de comptes analytique ait été construit proprement en amont. Si tu ne retrouves pas l’information, le problème n’est pas le budget : c’est ta manière de le construire. De manière la plus simple possible : Tu dois savoir la liste des dépenses qui sont financées par des ressources propres !

Question 3 — La trésorerie suit-elle ?

Un FR mobilisable ne garantit pas de disponibilités. Avant de proposer le prélèvement, vérifie l’état des créances, le calendrier de versement des subventions et le niveau du compte au Trésor. Un prélèvement voté sans trésorerie, c’est un impayé fournisseur reporté…

Le cas le plus simple : Tu as un fonds de roulement mobilisable de 70 000 euros et sur ton compte du Trésor il y a 60 000 euros… Cela peut s’expliquer par une partie de DGF non encore versée.

Question 4 — Quel est l’effet sur les exercices suivants ?

Un prélèvement dégrade la base. Projette N+1 et N+2 : que reste-t-il de FR mobilisable après l’opération ? Quels engagements sont déjà connus (renouvellement de matériel, contrats à échéance, hausse annoncée des fluides) ? Tu dois faire ce travail à partir de septembre pour une projection sur l’année N+1. Par exemple tu as 12 voyages prévus pour N+1 et tu t’apprêtes à prélever quasiment tout ton fonds de roulement disponible.

Question 5 — Est-ce bien à l’EPLE de payer ?

La question de la compétence se pose avant celle du financement. Gros entretien, mise aux normes, renouvellement d’équipement lourd : ces charges relèvent souvent de la collectivité de rattachement. Financer sur FR à sa place, c’est créer un précédent qui pourrait être opposé l’année suivante.

5. Si le prélèvement reste justifié : soigner la forme

Le prélèvement sur le fonds de roulement relève d’une décision budgétaire modificative soumise au vote du conseil d’administration, puis transmise aux autorités de contrôle.

Trois exigences pour que ça tienne au contrôle et au compte financier :

1. Un rapport de présentation qui expose l’analyse, pas seulement le montant. Le FR mobilisable, les jours de fonctionnement avant et après, le caractère non récurrent de la dépense.
2. Une imputation traçable : la dépense doit se retrouver sur le service, le domaine et l’activité correspondant au projet financé.
3. Un suivi jusqu’au compte financier : ce qui a été annoncé au CA doit être vérifiable à la clôture.

Le rapport du compte financier reprendra l’évolution du FR sur plusieurs exercices. Autant que la trajectoire soit expliquée d’avance.

6. La checklist

Avant toute DBM de prélèvement :

• [ ] FR mobilisable calculé, réserves cloisonnées et fonds de tiers déduits
• [ ] Nombre de jours de fonctionnement établi, avant et après opération
• [ ] Trésorerie vérifiée sur le calendrier de la dépense
• [ ] Ressources propres passées en revue, ligne à ligne
• [ ] Caractère ponctuel de la dépense confirmé
• [ ] Compétence de l’EPLE vérifiée
• [ ] Projection N+1 / N+2 faite
• [ ] Rapport de présentation rédigé avec les chiffres, pas seulement l’intention

Ce dont tu dois te rappeler

Le chef d’établissement décide. Le secrétaire général l’éclaire.

Ton rôle n’est pas de dire non au prélèvement. Il est de garantir que la décision se prend sur des chiffres justes : un FR mobilisable, pas un FR brut ; une trésorerie vérifiée ; des ressources propres examinées avant de toucher aux réserves.

Ton rôle est de vérifier qu’il ne reste pas des crédits non affectés disponibles dans tes dépenses qui peuvent faire l’objet d’une décision de l’ordonnateur (DGF, resources propres…)

La rigueur comptable ne réduit pas la marge de manœuvre. Elle est ce qui permet de la mesurer.

Image générée par Gemini