Les 10 étapes pour mettre en place ton CIF

Comme tu le sais déjà, tu vas devoir intégrer ton contrôle interne financier (CIF) dans ton compte financier 2026. Ce sera une pièce obligatoire et son absence fera considérer ton compte financier comme incomplet.

Quand on regarde la première fois le tableur du ministère, on a tendance à se dire « Mais quel bordel !« . Par contre quand tu te penches un peu dessus, tu t’aperçois que ce n’est pas la mort, certes tu vas y passer du temps mais ce n’est pas si difficile que ça…

Il te faut quand même quelques trucs à savoir avant de commencer

1. Tu n’es pas obligé d’utiliser le tableur du ministère, tu peux utiliser l’outil que tu veux. Si c’est ton kiff tu peux même tout faire à la main. Par contre évite l’ardoise et la craie, ça ne rentre pas dans l’Infocentre.
2. Ce qui est important c’est le résultat et son efficacité, pas la forme.
3. Le CIF se fait durant toute ta carrière, tu ne fais pas le CIF sur un an, cela doit rentrer dans tes habitudes de travail. Normalement le CIF est la continuité de ton CIC avec Odicé donc tu ne dois pas être perdu et tes fiches de procédure existent déjà… Enfin j’espère…
4. Le CIF est un travail d’équipe, tu n’y arriveras qu’en travaillant avec tous les personnels concernés
5. Le pilote naturel du CIF est l’agent comptable (M 9.6), ton CIF devra donc lui être fourni.

Mais arrête de nous faire rêver ! Quelles sont les 10 étapes pour mettre en place mon CIF ?

1 – On évalue chaque risque

Pour chaque risque, on détermine un Impact et une Occurrence. En gros combien de fois ça peut arriver et est-ce que c’est grave ?

• Impact : C’est l’impact sur l’établissement, que ce soit financier ou organisationnel (Par exemple, dans les risques, il y a la formation des agents qui n’est pas un risque financier)
• Occurence : Est-ce que ça arrive ou peut arriver régulièrement ?
• Criticité : Le résultat d’un savant calcul mathématique entre l’impact et l’occurrence

2 – Pour chaque risque évalué, on détermine un plan d’action

Pour 1 risque évalué tu peux avoir 1 ou plusieurs plans d’action

Par exemple:

Régie -> Non remise des chèques et des numéraires dans les délais : Impact : Modéré -> Occurrence : Probable -> Risque côté 3 (Orange)

La traduction du risque en exemple : Dans mon établissement, nous n’avons que peu de chèques des familles ou de paiements en espèces, si je ne remets par les chèques en banque ou les espèces régulièrement la perte pour mon établissement est modérée (A peine quelques centaines d’euros pour un budget de plus d’un million) par contre la fréquence que ça arrive est probable parce que je n’ai pas déterminé de procédure pour éviter ce risque. J’ai donc un risque réel côté 3. Je dois donc faire un plan d’action.

je mets donc en place un plan d’action. Il va servir à déterminer comment je peux agir pour faire diminuer l’occurrence et le risque. Mon plan d’action comprend 3 items.

1. Remise des espèces en banque toutes les semaines le vendredi
2. Remise des chèques à l’agence comptable toutes les semaines le vendredi
3.  Scanner les chèques pour chaque remise

J’ai donc créé 3 plans d’action pour un seul risque. Ces plans d’action déboucheront sur une procédure, un contrôle, une réunion, une vérification sur site …

3 – Organigramme Fonctionnel Nominatif aussi appelé entre amis l’OFN

Pour chacune des tâches de l’OFN, tu définis le qui fait quoi et pour chaque logiciel tu détermines qui y accède (D’ailleurs tu peux mettre l’extraction des délégations d’Op@le dans ton CIF)

Par exemple :

Comptabilité générale → Caisse et Trésorerie → Dupont (AC) – Responsable → Martin (FDP) – Délégation

La traduction de la ligne de l’organigramme fonctionnel : Qui s’occupe de la caisse de l’agence comptable ? C’est d’abord l’agent comptable et comme il a une délégation dans les règles, le fondé de pouvoir peut s’en occuper aussi.

4 – Fiches de procédure

Pour chaque tâche de l’OFN, on réalise une fiche de procédure. Elle permet, une fois mise en place, de suivre une série d’actions qui vont limiter le risque.

On évalue le risque impact + occurrence pour chaque ligne de l’OFN

Par exemple : Comptabilité générale → Caisse et Trésorerie → Fiche de procédure sur les encaissements, la remise dans la caisse et le suivi et contrôle de la caisse tous les soirs par l’agent comptable et le fondé de pouvoir.

La traduction d’une fiche de procédure : Cher collègue, toi qui n’en a fait qu’à ta tête pendant toutes ces années, tu dois suivre ce que je t’ai noté et respecter scrupuleusement ce qui est écrit dans cette fiche de procédure. Notre relation va s’améliorer et, peut-être que dans un futur proche, je t’inviterai pour un BBQ à la maison.

Après avoir créé une fiche de procédure on évalue le risque résiduel après sa mise en place (C’est mon jeu préféré, le avant – après)

5 – Le CIF est vivant

Tous les changements, les améliorations, les changements de personnels, les modifications de compétences… doivent être retracés pour montrer qu’on tient compte des modifications qui interviennent dans les différentes chaines d’exécution.

6 – Le CIF est présenté en CA pour vote (Rapport complet)

Ton CIF, quand tu l’as terminé, c’est un peu l’œuvre de ta vie. Tu dois donc le montrer à tout le monde et faire voter le CA pour le valider. D’ailleurs, tu mettras avec ton CIF l’acte de présentation au CA.

7 – Le rapport du CIF

Le rapport complet du CIF est imprimé et est conservé dans les bureaux de l’agence comptable tel la Joconde. Tous les intervenants dans les chaines d’exécution (dépenses, recettes, régies…) doivent avoir ce rapport de CIF à jour pour s’y référer.

8 – Les fiches de procédure

Toutes les fiches de procédures sont imprimées individuellement et sont disponibles pour chaque opérateur (Y compris le chef d’établissement)

9 – La formation au CIF

On assure une formation continue des personnels pour suivre les procédures et surtout les nouveaux arrivants. Un prof qui a reçu une régie d’avance pour un voyage reçoit en même temps que sa régie et sa délégation, la fiche de procédure pour les régies d’avance.

10 – Tu vis CIF, tu es CIF, tu ressens le CIF

On fait des réunions avec les personnels et on évalue la pertinence de modifier ou pas une fiche de procédure. On ajoute des fiches de procédure, on est à l’affut de tout ce qui pourrait mettre en jeu ta RGP.

Si tu peux voir détruit l’ouvrage de ta vie
Et sans dire un seul mot te mettre à rebâtir,
Ou perdre en un seul coup le gain de cent parties
Sans un geste et sans un soupir ;

Si tu peux être amant sans être fou d’amour,
Si tu peux être fort sans cesser d’être tendre,
Et, te sentant haï, sans haïr à ton tour,
Pourtant lutter et te défendre ;

Si tu peux supporter d’entendre tes paroles
Travesties par des gueux pour exciter des sots,
Et d’entendre mentir sur toi leurs bouches folles
Sans mentir toi-même d’un mot ;

Si tu peux rester digne en étant populaire,
Si tu peux rester peuple en conseillant les rois,
Et si tu peux aimer tous tes amis en frère,
Sans qu’aucun d’eux soit tout pour toi ;

Si tu sais méditer, observer et connaître,
Sans jamais devenir sceptique ou destructeur,
Rêver, mais sans laisser ton rêve être ton maître,
Penser sans n’être qu’un penseur ;

Si tu peux être dur sans jamais être en rage,
Si tu peux être brave et jamais imprudent,
Si tu sais être bon, si tu sais être sage,
Sans être moral ni pédant ;

Si tu peux rencontrer Triomphe après Défaite
Et recevoir ces deux menteurs d’un même front,
Si tu peux conserver ton courage et ta tête
Quand tous les autres les perdront,

Alors les Rois, les Dieux, la Chance et la Victoire
Seront à tout jamais tes esclaves soumis,
Et, ce qui vaut mieux que les Rois et la Gloire
Tu seras un homme, mon fils.

Rudyard Kipling Créateur du CIF